Cómo hacer el archivo txt de retenciones de iva del seniat
Archivo TXT retenciones IVA SENIAT: guía y formato 2026
El archivo TXT de retenciones de IVA tiene 16 columnas separadas por tabulador. Este es el formato completo, con un ejemplo copiable, los tres errores que rechazan la carga en el portal y qué hacer cuando la quincena te cerró en cero.
Todo lo que sigue está contrastado contra la Guía Fácil oficial del SENIAT para la elaboración del archivo TXT y contra la Providencia Administrativa SNAT/2025/000054, publicada en la Gaceta Oficial N° 43.171 del 16/07/2025, vigente desde el 01/08/2025.
Las 16 columnas del archivo
Cada línea del archivo representa un comprobante y debe tener exactamente 16 campos separados por tabulación (\t). Esta es la estructura de la Guía Fácil oficial del SENIAT, columnas A a P:
| Col | Campo | Tipo | Ancho | Regla de relleno |
|---|---|---|---|---|
| A | RIF del Agente de Retención | Carácter | 10 | Tu RIF. No puede ir en cero ni en blanco |
| B | Periodo Impositivo | Número | 6 | aaaamm (ej. 202608). Debe coincidir con la quincena que declaras |
| C | Fecha de Factura | Carácter | 10 | aaaa-mm-dd con guiones (ej. 2026-08-05) |
| D | Tipo de Operación | Carácter | 1 | C compra, V venta. En retenciones se usa C |
| E | Tipo de documento | Carácter | 2 | 01 factura, 02 nota de débito, 03 nota de crédito |
| F | RIF de Proveedor | Carácter | 10 | RIF del proveedor, sin guiones ni espacios |
| G | Número de Documento | Carácter | 20 | Número de la factura, sin espacios. Ver nota al pie |
| H | Número de Control | Carácter | 20 | Número de control de imprenta. Si no aplica, 0 |
| I | Monto total del documento | Número | 15(,2) | Total con IVA incluido. Punto decimal, sin separador de miles |
| J | Base Imponible | Número | 15(,2) | Base gravada, sin IVA ni exentos |
| K | Monto del IVA Retenido | Número | 15(,2) | Base Imponible × alícuota × porcentaje de retención |
| L | Número del documento afectado | Carácter | 20 | Factura que originó la nota de crédito o débito. Si no aplica, 0 |
| M | Número de Comprobante de Retención | Número | 14 | Ver sección siguiente |
| N | Monto Exento del IVA | Número | 15(,2) | Operaciones exentas, exoneradas o no sujetas |
| O | Alícuota | Número | 5(,2) | Alícuota de la factura (ej. 16.00) |
| P | Número de Expediente | Carácter | 15 | Planilla de importación (C-80/C-81/C-86), sin guiones. Si no aplica, 0 |
Nota sobre la columna G: la Guía Fácil oficial reproduce entre paréntesis "01=Factura; 02=Nota de Débito; 03=Nota de Crédito", que parece arrastrado por error desde la columna E. En la práctica la columna G lleva el número real del comprobante.
El número de comprobante (columna M)
Cada retención necesita un número de comprobante propio, y es el campo que más se digita mal a mano.
Se compone de 14 posiciones: AAAAMM —año y mes— seguido de 8 dígitos correlativos con ceros a la izquierda. El ejemplo 20260800000001 se lee como el comprobante 1 del período agosto 2026.
Dos condiciones que el portal revisa: el total de 14 caracteres, y que el AAAAMM coincida con el período que estás declarando. El correlativo no se repite dentro de la misma quincena.
Un detalle que ahorra trabajo, previsto en la propia providencia: si hiciste más de una operación con el mismo proveedor dentro de la quincena, puedes emitir un único comprobante que relacione todas esas retenciones, en lugar de uno por factura.
Cómo Retention computa el IVA retenido
La retención tiene dos porcentajes, y la providencia los separa por la calidad del comprobante que recibes.
75% — regla general. Aplica cuando la factura discrimina correctamente el IVA y el proveedor cumple con los requisitos formales.
100% — casos específicos. Aplica cuando el IVA no está discriminado en la factura, cuando el documento no cumple los requisitos formales, o cuando el proveedor no está inscrito en el RIF. Es una protección de la recaudación, no un castigo al proveedor.
Sobre esa base, la alícuota del IVA es 16% en la mayoría de los casos, con una tasa reducida del 8% y una alícuota suntuaria del 31% en los supuestos que fija la ley.
Ejemplo resuelto
Una factura de compra por Bs. 116.000,00 con IVA discriminado del 16%:
Base Imponible 100.000,00
IVA causado 16.000,00 (100.000 × 16%)
Retención 75% 12.000,00 (16.000 × 75%)
Total documento 116.000,00
La línea que produce ese resultado, campo a campo:
J999999999 202608 2026-08-05 C 01 J123456789 0001254 00000000 116000.00 100000.00 12000.00 0 20260800000001 0.00 16.00 0
| Col | Valor | Qué es |
|---|---|---|
| A | J999999999 | Tu RIF como agente de retención |
| B | 202608 | Período que declaras |
| C | 2026-08-05 | Fecha de la factura |
| D | C | Compra |
| E | 01 | Factura |
| F | J123456789 | RIF del proveedor |
| G | 0001254 | Número de la factura |
| H | 00000000 | Número de control de imprenta |
| I | 116000.00 | Total con IVA |
| J | 100000.00 | Base gravada |
| K | 12000.00 | IVA retenido |
| L | 0 | No hay nota de crédito o débito |
| M | 20260800000001 | Comprobante 1 de agosto 2026 |
| N | 0.00 | Sin monto exento |
| O | 16.00 | Alícuota del IVA |
| P | 0 | No es una importación |
Las tres reglas de formato que más rechazos generan
Separador de tabulador, siempre. Punto y coma o coma producen rechazo. En Excel: Guardar como → Texto (delimitado por tabulaciones) (.TXT)*.
Punto decimal y dos decimales. 25000.00, nunca 25.000,00 ni 25000,00. La coma es el error más común porque es el formato local de Excel. Desactiva los separadores de miles antes de guardar.
Cero en lugar de blanco. Ningún campo puede quedar vacío. Lo que no aplica se escribe como 0 o 0.00 según el tipo de columna, inclusive en las columnas numéricas.
Los tres errores que rechazan la carga
En el ambiente de prueba del portal, cuando el archivo tiene problemas, el sistema indica en qué columna está el error. Estos son los tres casos que concentran la mayoría de los rechazos.
Número de campos incorrecto. Una línea no llega a 16 columnas, o tiene campos en blanco al final. Causa habitual: copiar una fila de Excel con columnas vacías, o guardar con espacios en vez de tabulador. Solución: 16 campos separados por tabulador, ninguno vacío.
Formato numérico inválido. Una columna de monto trae coma decimal o separador de miles. Solución: forzar las columnas de monto a dos decimales con punto, y guardar con los separadores de miles desactivados.
Número de comprobante mal formado. Tiene menos de 14 caracteres, repite un correlativo ya usado en el período, o su AAAAMM no coincide con el período declarado. Solución: AAAAMM más 8 correlativos, único dentro de la quincena.
Vale la pena capturar la pantalla exacta del portal cuando aparezca cada uno de estos mensajes. La Guía Fácil oficial muestra cómo se ve la pantalla de errores del ambiente de prueba, y una captura real tuya vale más que cualquier descripción.
Cómo exportar desde Excel sin romper el archivo
- Una columna de Excel por campo del archivo, en el orden A a P de la tabla.
- Sin fila de encabezados. El portal espera solo registros de datos; cualquier texto en la primera línea genera rechazo.
- Selecciona todas las columnas → Formato de celdas → Número: dos decimales, punto como separador decimal, sin separador de miles.
- Formatea las columnas de texto de ancho fijo (RIF, período, fecha, comprobante) como Texto, para que Excel no los convierta a número o notación científica.
- Archivo → Guardar como → Texto (delimitado por tabulaciones) (.TXT)*.
- Abre el resultado en un editor de texto y confirma dos cosas: las columnas salen alineadas, y los montos llevan punto decimal.
- Súbelo al ambiente de prueba: SENIAT en Línea → Retención de IVA → Prueba de carga de archivo. Ese ambiente solo valida; la declaración se hace después en el Portal Fiscal con tu clave.
Cómo declarar cuando la quincena cerró en cero
La Guía Fácil oficial distingue dos tipos de declaración de retención: una con pago y una con pago cero. Es decir, el archivo en cero es un formato previsto por el propio SENIAT, no un caso raro ni un parche.
Declarar en cero es obligatorio. La Providencia SNAT/2025/000054 exige presentar la declaración cada quincena, aunque no hayas practicado ninguna retención. No presentar deja el período pendiente y te expone a sanciones.
Los ceros van con formato. Las columnas numéricas se escriben 0.00 con punto decimal, incluida la alícuota. Cualquier modelo circulado con coma (0,00) se rechaza.
Una advertencia sobre la línea en cero: circulan versiones por internet que llenan con 0 columnas que no admiten ese valor —el tipo de documento, el número de documento, el número de comprobante—, y esos archivos fallan en la validación. La Guía Fácil oficial incluye el modelo correcto como imagen: úsalo como fuente, cópialo de ahí y valídalo en la prueba de carga antes de presentarlo. No lo deduzcas.
Una vez registrada, la declaración no se anula. Si presentas y luego detectas un error, el ajuste no se hace borrando: se corrige en la declaración siguiente, normalmente con notas de crédito o débito que restan o suman al monto retenido. Por eso la prueba de carga previa no es opcional.
Cuándo te toca declarar
La retención se liquida en dos períodos al mes: los hechos imponibles del 1° al 15 y los del 16° al 30, según el artículo 2 de la providencia.
Las fechas concretas de presentación para cada quincena las fija la Providencia Administrativa SNAT/2025/000091, "Calendario de Sujetos Pasivos Especiales y Agentes de Retención", publicada en la Gaceta Oficial N° 43.273 del 09/12/2025. Está disponible en el menú de seniatenlinea.seniat.gob.ve, en "Calendario Vigente de Sujetos Pasivos para el año 2026".
Descargar el calendario fiscal 2026 del SENIAT (PDF)
No confundas estos vencimientos con los del IVA. La declaración mensual de IVA se presenta en el formulario 30, y el ISLR usa formatos de archivo distintos: son tres declaraciones diferentes, con tres archivos diferentes.
Cuándo la automatización te va a fallar
Un exportador automático resuelve el formato. No resuelve la clasificación de cada comprobante, y ahí es donde se produce el error que ni la prueba de carga detecta hasta que ya es tarde. Estos son los casos que conviene revisar a mano.
IVA no discriminado. La factura llegó sin el desglose del IVA. La retención corresponde al 100%, no al 75%. Si tu sistema tiene el 75% fijo, produce un archivo formalmente válido y fiscamente incorrecto.
Proveedor sin RIF válido o cambiado. El RIF desactualizado hace que la validación falle, o que la retención se reporte a un sujeto que no es el correcto.
Notas de crédito de un período anterior. El ajuste entra en la declaración de la quincena en curso, pero la factura que lo origina pertenece a otra. La columna L tiene que apuntar al documento afectado correcto, y la revisión cruzada entre el archivo y el libro de compras es la que lo detecta.
Operaciones exentas mezcladas con gravadas en la misma factura. Una fila del archivo representa un comprobante con una sola base imponible y una sola alícuota. Una factura con gravadas y exentas exige particionarla en varias líneas antes de exportar.
Facturas con más de una alícuota. La misma lógica del punto anterior: 8%, 16% y 31% conviven en un mismo comprobante y no caben en una fila.
Estos cinco casos son los que un automatismo no puede deducir. Si tu herramienta los resuelve sola y no te avisa, funciona; si los resuelve en silencio, mejor revisarlos.
Base normativa
- Providencia Administrativa SNAT/2025/000054. Gaceta Oficial N° 43.171 del 16/07/2025, dictada el 02/07/2025. Designa agentes de retención del IVA, entre ellos las personas naturales calificadas como Sujetos Pasivos Especiales constituidas en firma personal. Fija el régimen quincenal y las tasas del 75% y 100%. Vigente desde el 01/08/2025. Deroga la SNAT/2015/0049.
- Providencia Administrativa SNAT/2025/000091. Gaceta Oficial N° 43.273 del 09/12/2025. Calendario de Sujetos Pasivos Especiales y Agentes de Retención para 2026.
- Guía Fácil: elaboración de un archivo TXT de retención de IVA. SENIAT. Fuente de la estructura de 16 columnas, los modelos de archivo con pago y en pago cero, y el procedimiento de prueba de carga.
- Instructivo técnico de declaración de retenciones de IVA. Formato de 16 columnas, validaciones y tabla de errores del portal.
- Alícuota general del IVA: 16%.
Preguntas frecuentes
¿Qué extensión y separador debe tener el archivo?
.txt, con cada columna separada por tabulador. Ni comas ni punto y coma.
¿Puedo usar coma como separador decimal? No. Solo punto, con dos decimales y sin separadores de miles.
¿El número de comprobante siempre tiene 14 posiciones?
Sí: AAAAMM más 8 dígitos correlativos con ceros a la izquierda, único dentro del período.
¿Puedo incluir varios proveedores en un mismo archivo?
El archivo es de la quincena, no del proveedor. Cada línea lleva el RIF de su proveedor en la columna F, así que un mismo archivo puede contener retenciones de varios proveedores. Lo que sí es único es el período: todas las líneas deben compartir el mismo aaaamm.
Si no hice retenciones en la quincena, ¿igual declaro? Sí, y con el archivo en cero que contempla la Guía Fácil oficial. Es una declaración válida y obligatoria.
Si registro una declaración con error, ¿puedo anularla? No. Se corrige en la declaración siguiente, con notas de crédito o débito.
¿Puedo subir el archivo primero como prueba? Sí, en el ambiente de prueba del portal. Solo valida el formato; la presentación se hace después en el Portal Fiscal con tu clave.
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